A pesar de que desde hace muchos años ha sido considerada en cuerpos normativos, el uso y el desarrolla comercial de la Firma Electrónica ha tenido un crecimiento acelerado en los últimos años, en la pandemia que enfrentamos actualmente.
Muchos de nosotros hemos utilizado una firma electrónica, por lo que resulta relevante conocer sobre su uso y las consecuencias legales que podría traer aparejado. Desde la firma que utilizamos al final de nuestros correos electrónicos, los clics para aceptar los términos y condiciones, así como el uso de ni para realizar compras, estamos constantemente utilizando firmas electrónicas o digitales.
La falta de contacto físico, así como los problemas de tránsito derivados de la pandemia nos han obligado a ser creativos y buscar formas para poder continuar con nuestros negocios, razón por la cual es de gran importancia contar con la información adecuada para nuestra digitalización y con ello evitar diversos riesgos legales, comerciales y/o reputaciones.
Un documento electrónico es aquel documento que es reproducible por medios tecnológicos y es susceptible de ser entendido por el ser humano en un lenguaje natural. Un documento electrónico puede serlo de origen o puede ser uno que, a pesar de no haber nacido en medios tecnológicos, haya sido digitalizado.
Actualmente, la mayoría de los documentos que utilizamos en los negocios han sido creados por medios tecnológicos, ya sean documentos de texto, imágenes o contenido audiovisual.
Como una firma autógrafa, la Firma Electrónica es un tipo de firma que nos permite vincular el contenido de un documento a una persona, ya sea simplemente para identificar a su creador, o para evidenciar un acuerdo o expresión de voluntad.
Nuestro código de comercio la reconoce y tiene efectos probatorios a un documento electrónico firmado siempre y cuando contenga los elementos tecnológicos suficientes de confianza que permitan cumplir con la cualidad de atribución, integridad y accesibilidad.
Tipos de Firma Electrónica
En México están reconocidas tantos las firmas electrónicas simples como las avanzadas, las cuales podemos distinguir de la siguiente manera:
Firma electrónica simple: forma de identificación y vinculación tecnológica que permite la atribución del contenido de un documento electrónico a una persona.
Firma Electrónica simple biométrica: es una forma electrónica simple que toma datos biométricos para fortalecer la verificación de identidad firmante.
Firma electrónica avanzada o fiable: forma electrónica que cumple con los requerimientos que impone el artículo 97 del código de comercio.
Un ejemplo de la firma electrónica avanzada es aquella que se utiliza para firmar documentos en materia fiscal ante el SAT, y el uso de la firma electrónica y firma electrónica certificada por el poder judicial de la federación.
La firma electrónica cuenta con una presunción legal de atribución y garantía de no repudio. Es decir, se presume que la firma electrónica es de quien suscribe con ella, salvo prueba en contrario; y no existe la posibilidad de negarla por el firmante, salvo prueba en contrario.
En la creación de una firma electrónica avanzada interviene un tercero de confianza llamado prestador de servicios de certificación. Un proveedor de servicios de certificación cuenta con autorización de la Secretaria de Economía, BANXICO o del SAT para emitir los certificados que requieren las firmas electrónicas avanzadas; por otro lado, una firma simple no requiere un tercero certificador.
La firma electrónica avanzada solo puede ser utilizada por personas físicas o morales con nacionalidad mexicana o residentes en México, mientras que la firma electrónica simple puede ser utilizada para firmarse con cualquier persona en cualquier parte del mundo (siempre será necesario revisar la normativa referente a la firma en los demás países).
Una firma electrónica avanzada debe serlo de origen, la incorporación de constancias de conservación NOM-151 a un documento firmado, no convierte a una firma simple en avanzada.
A pesar de que pudiera parecer que una firma electrónica avanzada es una firma segura, lo cierto es que una firma electrónica simple deberá ser valorada por el juez y asignarle el valor de equivalencia funcional a una autógrafa si esta cuenta con los elementos tecnológicos suficientes para demostrar el vínculo con el firmante.
¿Cuál es la mejor firma?
La mejor firma será la que sea necesaria para cumplir con las necesidades especiales de tu negocio, para tomar una decisión respecto a la firma que se debe utilizar habrá que tomar en cuenta diversos elementos: 1) tipos de documentos, 2) características de los firmantes, 3) valor de la transacción, 4) materia; entre otros.
Además, deberá hacerse un análisis especifico con los casos de uso a los que se desea aplicar la firma, recursos humanos, protocolos internos, análisis de riesgos, flujos de firma, recursos económicos, análisis de industria, etc.
Actualmente, existen en el mercado una diversidad de proveedores de firma que cuenta con software y hardware especializados, con diversas formas de verificación de identidad y con un sin fin de integraciones y funcionalidades que pueden resultar útiles y beneficiosas para las relaciones de negocios. Entre otras formas existan de comprobar que la persona que dice ser firmante lo sea, más segura será una firma electrónica.
¿Sirve para acreditar fecha cierta?
Muchas de las dudas que se han suscitado recientemente respecto a la firma electrónica avanzada giran en torno a su posible uso para acreditar el requisito de fecha cierta en documentos privados exigida por el SAT. la respuesta es simple, a pesar de que una firma electrónica simple o avanzada puedan tener una hora, la ley no les conoce una presunción de integridad.
La integridad es la característica de los documentos electrónicos que permite la fiabilidad sobre la existencia y contenido de documento electrónico en un momento.
A pesar de que las firmas electrónicas avanzadas o simples pueden contar con un estampado de tiempo, siempre estará sujeta a valoración de la autoridad este elemento, por lo que no representa el medio idóneo para acreditar esta característica. La función de la firma electrónica radica en cumplir con la característica de atribución como ya explicamos anteriormente.
Una solución tecnológica es el uso de constancias de conservación NOM-151 o el uso de estampas de tiempo. Los PSC pueden solicitar a la Secretaria de Economía la autorización para la prestación de estos servicios.
Al ser terceros de confianza, los PSC autorizados apoyan en la certificación de existencia de documentos digitales entre otros documentos digitales, entre otros servicios que pueden prestar. Un PSC no cuenta con fe pública, pero la ley dota de una presunción de integridad a los documentos que cuenten con una constancia de conservación de datos.
Aunque los prestadores de servicios de firma suelen agregar una constancia de conservación a sus firmas, para la acreditación de fecha cierta no es necesario contar con servicios de firma, basta con contar con la constancia de conservación NOM-151.
En Berfolg estamos para apoyarle
En Berfolg podemos acompañarle en el proceso de selección de proveedor de e-firma, así como asesorarle para una correcta implementación.
También podemos apoyarle en la selección correcta de documentos y análisis de riesgos legales derivados del uso de firmas electrónicas, elección de casos de uso y en consultoría de gestión de documentos legales y contratos
Finalmente, en Berfolg contamos con servicios de correduría publica que refuerzan la digitalización a través de la fe pública.
Contacto
Miguel Navarro | Socio Líder
Tel. 444 176 2624
Comments